Види і форми обліку

Облік документів поділяється на сумарний та індивідуальний.

Сумарний облік здійснюється партіями на підставі супровідних документів (рахунок-фактура, опис, накладна, реєстр, акт і т. ін.). Він дає загальні відомості про фонд бібліотеки, його склад і зміни, що в ньому відбуваються.

Формою сумарного обліку є Книга сумарного обліку бібліотечного фонду. Книга сумарного обліку бібліотечного фонду має три розділи: "Надходження до фонду", "Вибуття з фонду", "Підсумки руху фонду".

Документ, на підставі якого бібліотекар здійснює запис партії у сумарній книзі – чи то надходження, чи вибуття – оформлюють у двох примірниках. Бібліотекар передає перший примірник супровідного документу до бухгалтерії, яка відносить на баланс бібліотеки вартість цих видань, а другий примірник залишає в бібліотеці.

Рекомендовано вести облік передачі супровідних документів до бухгалтерії у спеціальному зошиті, де вказувати дату передачі документу,   № запису в Книзі сумарного обліку, кількість і вартість документів, які ставлять на баланс чи знімають з балансу. Запис завіряють підписами осіб, що передає та приймає документ.

У разі прийому партії на звороті супровідного документу чи на його лицьовій стороні бібліотекар вказує номер запису даного документу в Книзі сумарного обліку, відомості про кількість документів, взятих на баланс і їх  вартість; відомості про запис в інвентарну книгу : якщо інвентарна книга має №, слід вказати його та вказати перший і останній інв. номер документів, що входять у супровідний документ і записані в інвентарну книгу. Якщо у документі включено видання, що не підлягають взяттю на баланс, вказують їх кількість.

У разі оформлення вибуття партії у супровідному документі роблять запис, де вказують, яка кількість примірників на яку суму вибула з бібліотеки, під яким номером зроблено запис у сумарній книзі а також вказують на те, що в інвентарній книзі зроблено відмітку про вибуття даних документів.   

Індивідуальний облік документів здійснюється шляхом присвоєння кожному примірнику інвентарного номера.

Формою ведення індивідуального обліку книг, брошур, аудіовізуальних та електронних документів є Інвентарна книга.

Бібліотеки, які здійснюють індивідуальний облік бібліотечного фонду за іншими формами (обліковий каталог, описи тощо), мають право зберегти існуючий порядок індивідуального обліку.

Сумарний облік надходжень документів

Кількісний облік надходжень починають із занесення їх у «Книгу сумарного обліку бібліотечного фонду», частина 1. Надходження у фонд.

Безпосередньо після прийому заповнюють графи 1-4, решту граф заповнюють на кінцевому етапі оформлення обліку.

Для кожної партії нових надходжень, які прибули по одному супровідному документу, в І частині «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду» відводиться один рядок.

Як і всякий обліковий документ, «Книга сумарного обліку бібліотечного фонду» вимагає великої точності та акуратності ведення. Тому при заповненні кожної графи слід керуватися певними правилами.

Графа 1 «Дата запису» заповнюється в день запису.

Графа 2 «№ запису за порядком» починається щорічно з №1 , далі кожній партії присвоюється черговий порядковий номер.

у графі 3 «Звідки надійшли» роблять короткий запис про джерело надходження: Обл. упр. освіти ; Дарунок читачів; Передплата; Заміна тощо.

У графі 4 «№ супровідного документа» доцільно вказати номер рахунку чи рахунку-накладної, а якщо книги приймають по акту, то його номер (Акт №…).

У графах 5-6 «Надійшло всього-примірників-назв» вказують, скільки надійшло примірників книг, а скільки назв.

 Назва – кожне нове або повторне видання, інший документ, що відрізняється від решти заголовком, вихідними даними або іншими елементами оформлення. Отже, кількість назв може бути меншою за кількість примірників у тому випадку, коли у партії книг є декілька примірників однієї книги або облікують комплекти газет чи номери журналів, назви яких уже були внесені до обліку раніше. Щоб визначити, чи назва видання раніше була внесена до обліку, документ доцільно звірити з алфавітним каталогом.

У графах 7-9 документи розподіляють за видами документів, у графах 11-14 – за мовами. У графі 10 «Розподіл документів за змістом» здійснюється за рішенням бібліотеки, і в такому разі виникає необхідність індивідуального типографського виготовлення «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду», де вказують ті галузі знань, облік яких важливий для конкретної бібліотеки.

Графи 15-19 призначені для запису примірників документів, які беруть на сумарний облік і вказують вартість лише саме цих документів, при чому у графах 18-19 вказують вартість аудіовізуальних документів та електронних видань. Позаяк облік кількості примірників цих видань не передбачена, доцільно було б додати цю графу (можливо, замість приміток).

Для перевірки правильності записів додають цифри у графах 7, 8, 9 і порівнюють з графою 5. Те ж роблять із цифрами у графах 11,12,13,14.

Рядок «Перенос» розміщується на початку сторінки, а рядок «До переносу» – в кінці сторінки. Кожен рядок «До переносу» повторюється в рядку «Перенос» наступної сторінки.

 Сумарний облік вибуття документів

Як і прийом, виключення книг та інших документів повинно бути документовано. Тому на документи, що вибувають із бібліотеки, складають акти, які служать виправдальним документом, що підтверджує правомірність виключення книг із фонду.

До одного акту вносять документи, які вибувають із фонду по одній причині.

На документи, що не стоять на балансі бібліотеки, складають окремий акт.

Дані акту заносять у 2-гу частину Книги сумарного обліку бібліотечного фонду «Вибуття з фонду». Вказують дату запису, № акту про вибуття. Нумерація актів, незважаючи на причину вибуття, продовжується із року в рік. Графи  2-ї частини Книги повторюють графи 1-ї частини «Надходження у фонд».

Рядок «Перенос» розміщується на початку сторінки, а рядок «До переносу» – в кінці сторінки. Кожен рядок «До переносу» повторюється в рядку «Перенос» наступної сторінки.

Індивідуальний облік документів у бібліотеці

Для того, щоб мати відомості про кожен окремий документ, що надійшов до бібліотеки, існує індивідуальний облік – реєстрація кожного окремого примірника документа.

У шкільних бібліотеках загальноприйнята така форма індивідуального обліку документів як Інвентарна книга. Інвентарні книги ведуть окремо :

– на книги та брошури;

–      на аудіовізуальні документи та електронні видання.

Інвентарна книга повинна обов’язково мати такі позиції:

– дата запису;

–      номер запису в книзі сумарного обліку бібліотечного фонду;

–      інвентарний номер;

–      автор та назва;

–      місце і рік видання;

–      вартість;

–      відмітки про інвентаризацію фонду;

–      номер і дата акта про вибуття;

–      примітки.

Індивідуальний облік кожного примірника документа здійснюється шляхом присвоєння йому інвентарного номера.

З метою недопущення повтору інвентарних номерів, які присвоюються книгам та аудіовізуальним документам і електронним виданням, після запису інвентарного номера аудіовізуального документа чи електронного видання через косу риску пишеться літера "А" (інв. номер/А).

Інвентарні номери розпочинаються з одиниці і присвоюються документам у зростаючому порядку. Таким чином, інвентарний номер закріплюється за документом на весь його період перебування у фонді бібліотеки.

В Інвентарну книгу (під окремим номером в одному рядку) розбірливим почерком чорнилом або кульковою ручкою чорним або синім кольором) записують кожен примірник документа, що підлягає постановці на баланс. Інвентарний номер проставляють на титульному листку й на 17сторінці книги паралельно корінцю. Тут же проставляють штемпель бібліотеки.

Необхідні для запису в Інвентарну книгу відомості про книгу беруть з титульного листа, відомості, яких не вистачає – із вихідних даних.

В графі 4 «Автор, назва, том, частина, випуск» вказують прізвище автора і заголовок видання. При наявності чотирьох і більше авторів авторів вказують лише назву видання. Між прізвищем автора і назвою не потрібно залишати вільного місця, назва видання в лапки не беруть. Назву можна скорочувати, але не спотворюючи її зміст – записати 2-3 слова.

Обов’язково слід вказувати порядковий номер тому, частини і випуску.

Під час запису на одній сторінці дублетів одного й того видання в наступних рядках графи 4 ставлять лапки.

У графі 5 вказують місце видання і рік видання. Якщо вони повторюються, у наступних рядках можна ставити лапки.

Вартість кожної книги повинна бути вказана у відповідності з проставленою ціною на ній і з даними супровідного документа (рахунок, накладна, акт). В Інвентарній книзі не може бути записаний документ без вказаної вартості, оскільки всі документи, що мають інвентарний номер, беруть на балансовий облік. Вартість документу вказують у гривнях і копійках.

У графі «Відмітка про інвентаризацію фонду» при перевірці бібліотечного фонду умовними позначками відмічається наявність чи відсутність даного видання у фонді. Як правило, ці позначки при кожній перевірці роблять різними за кольором чи формою.

При вибутті документу у графі 15 вказують № акту, за яким даний документ списано, а також дві останні цифри року списання. Нумерація актів на списання документів в бібліотеці продовжується з року в рік.

Кожен документ, що вибуває, з інвентарної книги викреслюють. Допускається викреслювання лише інвентарного номера та ціни документа. Роблять таку відмітку акуратно ручкою червоного кольору.

В графі 16 «Примітки» вказують виправлення помилок, допущених при записі до інвентарної книги; різного роду дефекти, виявлені у виданні при постановці на облік. Виправлені помилки повинні бути завірені директором школи. При взятті на індивідуальний облік рідкісного чи цінного видання роблять запис "РК" і вказують особливості даного примірника. 

Діючі нормативно-інструктивні документи щодо обліку у бібліотеці:

1. Про бібліотеки і бібліотечну справу : Закон України від 27.01.1995 р. № 32/95-ВР (зі змінами та доповненнями) / Режим доступу: htpp://zakon1.rada.gov.ua/cgibin/laws/main.cgi?nreg=32%2F95-%E2%F0

2.Типові правила користування бібліотеками в Україні : затв. Наказом Міністерства культури і мистецтв України 05.05.1999 №275 / Джерело доступу: htpp:// zakon. nau. ua/ doc/?code=z0538-01

3.ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика» / Режим доступу: htpp:// gsnti-norms.ru/norms/commojn/doc.asp?2&/ norms/stands/7_20.htm

4.Інструкція з обліку документів, що знаходяться у бібліотечних фондах : затв. Наказом Міністерства культури і туризму України від 03.04.2007 №22 / Джерело доступу: htpp: //profi.nplu.org/file/official/i_oblik.htm

5.Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів /Джерело доступу: http://www.balance.ua/ua/sai/sprav_info/termin_sberigannya_doc_u.htm

6.Про затвердження порядку передачі дарунків, одержаних як подарунки державі, Автономній Республіці Крим, територіальній громаді, державним або комунальним установам чи організаціям:Постанова Кабінету Міністрів України від 16.11.2011 №1195 / Режим доступу: htpp://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/1195-2011-%D0%BF

7. Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державного казначейства України від 29.11.2010 N 447 "Про затвердження Типової інструкції про порядок списання майна бюджетних установ",  зареєстрований у Міністерстві юстиції України 04.01.2011 за N 3/18741 / Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z1251-11